Politiques
En tant qu’organisme de bienfaisance enregistré auprès de Corporations Canada, l’ACÉA est régie par des règlements administratifs qui ont été approuvés par l’Assemblée générale annuelle des membres de l’ACÉA et qui peuvent être amendés par le Conseil d’administration sujet à l’approbation de l’Assemblée générale annuelle des membres de l’ACÉA.
Les Règlements de l’Association canadienne des études africaines
Préambule
1. Les objectifs de l’Association canadienne des études africaines (ci-après dénommée l’ACÉA) sont : (1) de promouvoir l’étude de l’Afrique au Canada; (2) d’améliorer le savoir et le niveau de sensibilisation canadiens au sujet de l’Afrique, y compris les problèmes et projets de ses peuples; (3) de faciliter l’échange scientifique ainsi que de renforcer les liens entre les chercheur(e)s canadien(ne)s et africain(e)s et les sociétés civiles, notamment par la publication de la Revue canadienne des études africaines (ci-après dénommé RCÉA).
2. L’anglais et le français seront les langues officielles de l’ACÉA.
L’adhésion
3. L’ACÉA a deux catégories de membres: régulier et associé. Les membres réguliers sont admissibles à voter à l’Assemblée générale annuelle ou d’autres réunions spéciales de l’ACÉA ainsi qu’à occuper des postes executives au sein du Conseil d’administration de l’ACÉA. Les membres associés ne sont pas admissibles à voter à l’Assemblée générale annuelle ou à d’autres réunions spéciales de l’ACÉA ni à occuper des postes executives au sein du Conseil d’Administration de l’ACÉA.
4. L’adhésion régulière sera ouverte à tout individu qui s’engage à respecter les objectifs de l’ACÉA et qui paie les cotisations annuelles régulières.
5. L’adhésion associée sera ouverte à toutes les personnes et institutions qui soutiennent les objectifs de l’ACÉA et qui paient les cotisations annuelles associées.
6. Les frais d’adhésion de l’ACÉA seront fixés par le Conseil d’administration. Toute modification aux frais d’adhésion peut être recommandée par le Conseil d’administration et doit être approuvée par une assemblée générale des membres de l’ACÉA.
Le Conseil d’administration
7. Le Conseil d'Administration de l’ACÉA est composé des membres suivants : le Président, le Vice-Président, le Président sortant, le Secrétaire-Trésorier, quatre conseillers dont un-e est un.e étudiant.e diplômé.e, les rédacteurs de la RCÉA et les organisateurs de la Conférence Annuelle de l’ACÉA. Le rédacteur en chef de la RCÉA joue un rôle consultatif auprès du Conseil d'Administration. Le Président assure la liaison avec les organisateurs de la Conférence Annuelle de la ACÉA et est membre d’office du Comité des Finances. Le Président sortant assure la liaison ACÉA-RCÉA. Le Vice-Président siège au comité du prix Joel Gregory.
Les fonctions recommandées aux conseiller.e.s sont notamment les suivantes : aider l’équipe éditoriale de la RCÉA au besoin dans l’attribution des prix ; aider à faciliter la participation des délégués ayant besoin d'un visa ; siéger au Comité des Finances ; et toute autre tâche que le Conseil d'Administration peut leur assigner.
8. Le/La président(e) de l’ACÉA présidera lors des réunions de l’ACÉA et exercera toute autre fonction que le Conseil d’administration peut lui attribuer.
9. En l’absence du/de la président(e), ses fonctions seront dévolues au/à la vice-président(e) et en l’absence de celui ou celle-ci, au/à la secrétaire-trésorier(e).
10. Le/la Secrétaire-Trésorier.e tient les registres de l’ACÉA, reçoit et conserve fonds de la ACÉA, et présente un état financier annuel aux membres lors de l'AGA. Il est nécessaire que le/la Secrétaire-Trésorier.e ait une expérience de la supervision des budgets de départements ou d'organisations et il est préférable qu'il ait une année d'expérience en tant que membre du Comité des Finances de l'Association. Le/la Secrétaire-Trésorier.e présente au conseil un état financier biannuel, un dans les trente (30) jours suivant l’AGA, le deuxième au plus tard soixante (60) jours avant l’AGA suivante et s’acquitte de toute autre tâche que le Conseil d’Administration peut lui assigner. Le/la Secrétaire-Trésorier.e siégera au comité des finances de l’ACÉA.
10.1. Un Comité des Finances sera présidé par un.e membre du conseil et est composé du/de la Secrétaire-Trésorier.e et de deux autres membres du conseil, dont l'un.e est membre de l'équipe éditoriale de la RCÉA. Le Président de l’ACÉA en sera membre d'office. Le Comité des Finances aidera le/la Secrétaire-Trésorier.e et le/la Président.e à superviser les finances de l'association. Le comité examine tous les états financiers et formule des recommandations sur les moyens par lesquels l’association peut économiser, lever des fonds et renforcer sa situation financière générale. Il est préférable que le président du Comité des Finances ait une expérience de la supervision des budgets de départements ou d'organisations et un an d'expérience en tant que membre du Comité des Finances de l'Association. Le/la président.e du Comité des Finances est normalement choisi par le Conseil d'Administration lors de la réunion de l'exécutif tenue lors de la Conférence Annuelle. Le/la président.e du Comité des Finances siège normalement pour un mandat de deux ans qui peut être prolongé au maximum trois (3) fois à la demande du Conseil d'Administration.
Lors de la dernière Assemblée Annuelle du/de la président.e du comité sortant, le/la Secrétaire-Trésorier.e, le/la Président.e et le/la Vice-Président.e procéderont à un transfert de responsabilité avec le nouveau président au cours duquel seront remis les documents pertinents et une discussion sur la situation financière de l'association.
Un mois après la présentation des rapports financiers du/de la Secrétaire-Trésorier.e, le/la Président.e discutera des implications des états financiers avec le/la secrétaire-trésorier.e, les autres membres du Comité des Finances et le/la Président.e. Le Comité des Finances élaborera un budget annuel qui devra être approuvé par le Conseil d’Administration à l'automne, avant la publication de l'appel à communications. Les membres du conseil examinent et approuvent les budgets et vérifient leur respect.
11. Le quorum est constitué de quatre membres du conseil d'administration. Le quorum doit comprendre deux des Président.e.s, le/la Vice-Président.e ou Secrétaire-Trésorier.e de l’ACÉA. Les votes électroniques du conseil doivent être fait lorsqu’il est impossible d’attendre la prochaine réunion du conseil et qu’il faut décider sur des questions nécessitant l’apport complet du conseil.
12. Les décisions du Conseil d’administration seront prises par un vote à la majorité des membres présents. En cas d’égalité des voix, le/la président(e) – ou, en son absence, le/la vice-président(e) – pourra trancher.
13. Le Conseil d’administration aura le pouvoir de combler les postes vacants au sein du Conseil et toute personne ainsi désignée au Conseil d’administration exercera ses fonctions jusqu’à la prochaine élection des membres du Conseil d’administration.
14. En plus de ses autres pouvoirs, le Conseil d’administration aura la responsabilité générale des publications et des autres activités de l’ACÉA.
15. Les membres ordinaires élisent le/la Vice-Président.e, le/la Secrétaire-Trésorier.e et les conseiller.e.s de l’ACEA. De préférence, un.e Vice-Président.e francophone ou entièrement bilingue Anglais-Français sera élu si le/la Président.e est anglophone et vice versa. Cette élection se déroulera à bulletin secret et, si le conseil d’administration le décide, peut se dérouler par courrier électronique. Si le Vice-Président en exercice n'est pas en mesure de remplir les fonctions de Président, une élection est organisée pour le poste de Président.
16. Le/la président(e) de l’ACÉA est normalement nommé(e) pour un mandat d’un an et peut servir pendant une année supplémentaire à la demande du Conseil d’administration.
17. Le/la vice-président(e) de l’ACÉA doit normalement être élu(e) chaque année et assumera automatiquement le rôle de président(e) l’année suivante. Dans le cas où le/la président(e) exerce un mandat de deux ans, le/la vice-président(e) peut occuper son poste pendant une année supplémentaire à la demande du Conseil d’administration avant d’assumer le poste de président(e) l’année suivante. Un(e) vice-président(e) qui occupe son poste par intérim en vertu de sa nomination par le Conseil d’administration n’assumera pas automatiquement la fonction de président(e) et une élection pour ce poste sera organisée.
18. Le/la secrétaire-trésorier(e) de l’ACÉA doit normalement être élu(e) tous les trois ans et peut servir pendant une période plus longue à la demande du Conseil d’administration.
19. Les conseiller(e)s sont normalement élus pour un mandat de trois ans et peuvent servir, à la demande du Conseil d’administration, pour une période supplémentaire d’un ou deux ans.
20. Tous les postes élus au sein du Conseil d’administration débuteront le 1er juillet et prendront fin le 30 juin. Les élections au Conseil d’administration doivent normalement avoir lieu pas plus d’un mois après la clôture de la Conférence annuelle de l’ACÉA ou avant le 1er juillet si la Conférence n’a pas lieu.
21. Les candidatures pour tout poste élu au sein du Conseil doivent être reçues par le/la Secrétaire-trésorier(e) avant l’Assemblée générale annuelle convoquée lors de la Conférence de l’ACÉA ou avant le 1er juillet si la Conférence de l’ACÉA n’a pas lieu. Les candidatures doivent être soumises par écrit et signées par trois membres réguliers de l’ACÉA ainsi que par le/la candidat(e).
22. Aucun membre du Conseil d’administration de l’ACÉA ne sera rémunéré pour son service. Cependant, les membres du Conseil d’administration peuvent être indemnisés pour des frais raisonnables engagés lors de leur service au sein de l’ACÉA.
23. Les contrats et engagements signés au nom de l’ACÉA doivent être signés par le/la secrétaire-trésorier(e) ainsi que par le/la président(e) et le/la vice-président(e).
Les réunions de l’Association
24. Le Conseil d’administration convoquera une Assemblée générale annuelle, normalement lors de la Conférence de l’ACÉA, afin d’informer tous les membres des activités et plans de l’ACÉA; de discuter et si nécessaire, voter sur les questions liées aux activités et aux plans de l’organisation; et d’organiser, si nécessaire, des élections au Conseil d’administration.
25. L’avis concernant chaque assemblée générale, avec des renseignements sur l’objectif de chaque réunion, sera affiché sur le site web de l’ACÉA au moins un mois avant la date de la réunion proposée.
26. Lors de toute Assemblée générale de l’ACÉA, quinze membres réguliers constitueront le quorum; toute question sera tranchée par une majorité des voix. En cas de partage égal des voix, la personne qui préside la réunion aura le pouvoir de décider de l’issue de la question.
27. Le Conseil d’administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres de l’ACÉA s’il juge une telle réunion nécessaire.
La Revue canadienne des études africaines (RCÉA)
28. Les membres du Conseil d’administration de l’ACÉA nommeront les rédacteurs en chef de la RCÉA. Les membres élus du Conseil d’administration peuvent à tout moment obtenir la démission de l’un des rédacteurs en chef de la RCÉA, s’ils décident que cette personne a gravement négligé les devoirs et responsabilités du poste. Tous les membres de l’ACÉA seront informés de ces démissions, avec explication complète, par moyens électroniques (courriel et site web).
29. Le Conseil d’administration sera responsable de la politique et de la supervision de la RCÉA.
Modifications aux règlements
30. Le Conseil d’administration ou n’importe quels trois membres de l’ACÉA peuvent proposer des amendements ou révisions aux règlements. Ces propositions doivent être soumises par écrit au/à la secrétaire-trésorier(e) au moins trente jours avant la date de l’Assemblée générale annuelle au cours de laquelle ces modifications ou révisions pourraient être approuvés par les membres de l’ACÉA.
31. Le/la secrétaire-trésorier(e) doit tenir les membres réguliers de l’ACÉA au courant des propositions de modification ou de révision des règlements au moins quinze jours avant l’assemblée générale annuelle.
32. Toutes les modifications et révisions aux règlements de l’ACÉA doivent être approuvées par les deux tiers des membres réguliers présents lors de l’Assemblée générale annuelle. Les amendements et révisions aux règlements adoptées lors de l’assemblée générale annuelle seront communiqués aux membres de l’ACÉA dans les trente jours suivant la réunion.
33. Des versions à jour des règlements de l’ACÉA doivent figurer sur le site web de l’ACÉA.
Révisé en mai 2019.