Ottawa, le 3 mai 2019

Conformément à l’article 31 des statuts de l’ACÉA exigeant que les propositions de modifications des statuts soient soumises aux membres par écrit quinze (15) jours avant la date de l'AGA, Meredith Terretta, Présidente, Uwa Idemudia, Vice-Président, et Marc Epprecht, Président sortant proposent par la présente de modifier les statuts de l’ACÉA comme suit :

Statuts existants :

7. Le Conseil d'Administration de l’ACÉA est composé des membres suivants : le Président, le Vice-Président, le Président sortant, le Secrétaire-Trésorier, les conseillers, les rédacteurs de la RCÉA et les organisateurs de la conférence annuelle de l’ACÉA. Le rédacteur en chef de la RCÉA joue un rôle consultatif auprès du Conseil d'Administration.

Modifications proposées :

7. Le Conseil d'Administration de l’ACÉA est composé des membres suivants : le Président, le Vice-Président, le Président sortant, le Secrétaire-Trésorier, quatre conseillers dont un-e est un.e étudiant.e diplômé.e, les rédacteurs de la RCÉA et les organisateurs de la Conférence Annuelle de l’ACÉA. Le rédacteur en chef de la RCÉA joue un rôle consultatif auprès du Conseil d'Administration. Le Président assure la liaison avec les organisateurs de la Conférence Annuelle de la ACÉA et est membre d’office du Comité des Finances. Le Président sortant assure la liaison ACÉA-RCÉA. Le Vice-Président siège au comité du prix Joel Gregory.

Les fonctions recommandées aux conseiller.e.s sont notamment les suivantes : aider l’équipe éditoriale de la RCÉA au besoin dans l’attribution des prix ; aider à faciliter la participation des délégués ayant besoin d'un visa ; siéger au Comité des Finances ; et toute autre tâche que le Conseil d'Administration peut leur assigner.

Statuts existants :

10. Le Secrétaire-Trésorier tient les registres de l’ACÉA, reçoit et conserve fonds de la ACÉA, présente un état financier annuel aux membres et remplit toute autre fonction que le Conseil d'Administration peut lui assigner.

Modifications proposées:

10. Le/la Secrétaire-Trésorier.e tient les registres de l’ACÉA, reçoit et conserve fonds de la ACÉA, et présente un état financier annuel aux membres lors de l'AGA. Il est nécessaire que le/la Secrétaire-Trésorier.e ait une expérience de la supervision des budgets de départements ou d'organisations et il est préférable qu'il ait une année d'expérience en tant que membre du Comité des Finances de l'Association. Le/la Secrétaire-Trésorier.e présente au conseil un état financier biannuel, un dans les trente (30) jours suivant l’AGA, le deuxième au plus tard soixante (60) jours avant l’AGA suivante et s’acquitte de toute autre tâche que le Conseil d’Administration peut lui assigner. Le/la Secrétaire-Trésorier.e siégera au comité des finances de l’ACÉA.

 

Ajout proposé :

10.1. Un Comité des Finances sera présidé par un.e membre du conseil et est composé du/de la Secrétaire-Trésorier.e et de deux autres membres du conseil, dont l'un.e est membre de l'équipe éditoriale de la RCÉA. Le Président de l’ACÉA en sera membre d'office. Le Comité des Finances aidera le/la Secrétaire-Trésorier.e et le/la Président.e à superviser les finances de l'association. Le comité examine tous les états financiers et formule des recommandations sur les moyens par lesquels l’association peut économiser, lever des fonds et renforcer sa situation financière générale. Il est préférable que le président du Comité des Finances ait une expérience de la supervision des budgets de départements ou d'organisations et un an d'expérience en tant que membre du Comité des Finances de l'Association. Le/la président.e du Comité des Finances est normalement choisi par le Conseil d'Administration lors de la réunion de l'exécutif tenue lors de la Conférence Annuelle. Le/la président.e du Comité des Finances siège normalement pour un mandat de deux ans qui peut être prolongé au maximum trois (3) fois à la demande du Conseil d'Administration.

Lors de la dernière Assemblée Annuelle du/de la président.e du comité sortant, le/la Secrétaire-Trésorier.e, le/la Président.e et le/la Vice-Président.e procéderont à un transfert de responsabilité avec le nouveau président au cours duquel seront remis les documents pertinents et une discussion sur la situation financière de l'association.

Un mois après la présentation des rapports financiers du/de la Secrétaire-Trésorier.e, le/la Président.e discutera des implications des états financiers avec le/la secrétaire-trésorier.e, les autres membres du Comité des Finances et le/la Président.e. Le Comité des Finances élaborera un budget annuel qui devra être approuvé par le Conseil d’Administration à l'automne, avant la publication de l'appel à communications. Les membres du conseil examinent et approuvent les budgets et vérifient leur respect.

Statuts existants :

11. Le quorum est constitué de quatre membres du Conseil d'Administration. Le quorum doit comprendre deux des Président.e.s, le/la Vice-Président.e ou Secrétaire-Trésorier.e de l’ACÉA.

Modifications proposées:

11. Le quorum est constitué de quatre membres du conseil d'administration. Le quorum doit comprendre deux des Président.e.s, le/la Vice-Président.e ou Secrétaire-Trésorier.e de l’ACÉA. Les votes électroniques du conseil doivent être fait lorsqu’il est impossible d’attendre la prochaine réunion du conseil et qu’il faut décider sur des questions nécessitant l’apport complet du conseil.

Statuts existants :

15. Les membres ordinaires élisent le/la Vice-Président.e, le/la Secrétaire-Trésorier.e et les conseiller.e.s de l’ACEA. Cette élection se déroulera à bulletin secret et, si le conseil d’administration le décide, peut se dérouler par courrier électronique. Si le/la Vice-Président.e en exercice n'est pas en mesure de remplir les fonctions de Président.e, une élection est organisée pour le poste de Président.e.

Modifications proposées:

15. Les membres ordinaires élisent le/la Vice-Président.e, le/la Secrétaire-Trésorier.e et les conseiller.e.s de l’ACEA. De préférence, un.e Vice-Président.e francophone ou entièrement bilingue Anglais-Français sera élu si le/la Président.e est anglophone et vice versa. Cette élection se déroulera à bulletin secret et, si le conseil d’administration le décide, peut se dérouler par courrier électronique. Si le Vice-Président en exercice n'est pas en mesure de remplir les fonctions de Président, une élection est organisée pour le poste de Président.